Ombudsperson

Ansprechen können die Ombudsperson Beschäftigte der DUK, kulturweit-Freiwillige, ehrenamtliche Mitglieder und ehrenamtlich Tätige der DUK (bzgl. Beschwerden in Ausübung ihrer Funktion für die DUK), freiberufliche Trainerinnen und Trainer in kulturweit-Seminaren ebenso vom Handeln der DUK betroffene Außenstehende.

Nur in besonders begründeten Ausnahmen wird die Ombudsperson Beschwerden behandeln, die von nicht selbst betroffenen Personen vorgebracht werden.

Die Ombudsperson ist vor allem Ansprechperson bei Beschwerden, die sich auf Handlungen der DUK und von Personen beziehen, die eindeutig im Einflussbereich der DUK liegen; dazu gehören die Beschäftigten der DUK, Mitglieder und ehrenamtlich Tätige in Ausübung ihrer Funktion für die DUK, kulturweit-Freiwillige, freiberufliche Trainerinnen und Trainer in kulturweit-Seminaren, aber nicht Einsatzstellen von kulturweit.

Das inhaltliche Mandat der Ombudsperson ist nicht beschränkt auf eine abschließende Liste von Sachverhalten. Gemeinsames Verständnis von Ombudsperson und DUK ist jedoch, dass es insbesondere um Beschwerden zum Geltungsbereich von § 3 AGG und verwandte Vorkommnisse geht. Dies sind u.a. Einschüchterungen, Anfeindungen, Erniedrigungen, Entwürdigungen, Beleidigungen, Belästigungen und Gewalt; herabwürdigende Äußerungen oder Gesten oder diskriminierende Handlungen und Äußerungen zu Beispiel wegen Migrationserfahrung, Religion, Geschlecht, sexuelle Orientierung, Alter, Hautfarbe, körperlicher oder geistiger Beeinträchtigung; dem Zeigen pornographischer, sexistischer oder anderweitig herabwürdigender Darstellungen; Mobbing und Cyber-Mobbing; dem beabsichtigtem Nachstellen gegen den Willen einer Person (Stalking) sowie exhibitionistischen Handlungen; bedrängender körperlicher Nähe und unerwünschtem Körperkontakt; Aufforderungen oder Nötigung zu sexuellen oder das Gegenüber herabwürdigenden Handlungen; Vergewaltigung; oder anderen körperlichen Übergriffen.

Die Ombudsperson ist nicht Ansprechperson in allen Fällen, in denen es bei der DUK wie für alle vergleichbare Institutionen in Deutschland übliche, rechtlich definierte und tatsächlich eindeutig benannte Zuständigkeiten gibt. Beispiele sind Korruptionsprävention, Datenschutz oder Arbeitsschutz.

Im Fall von eindeutig strafrechtlich relevanten Beschwerden sind statt der Ombudsperson die Polizeibehörden zu verständigen; die Ombudsperson steht allerdings als Ansprechperson bereit, falls zum Beispiel eine Beschwerde ein Vorkommnis im Ausland unter anderen strafrechtlichen Voraussetzungen betrifft. Die Ombudsperson wird nicht selbst bei strafrechtlich relevanten Beschwerden gegenüber den polizeilichen Ermittlungsbehörden tätig, setzt aber alles daran, die betroffene Person dazu anzuhalten, selbst Anzeige zu erstatten.

Die Ombudsperson ist Ansprechperson nicht nur in Fällen, in denen Kontaktmöglichkeiten und Beschwerdewege innerhalb der DUK sich als nicht zielführend erwiesen haben. Sie kann vielmehr jederzeit kontaktiert werden, falls die beschwerdeführende Person die Kontaktmöglichkeiten und Beschwerdewege innerhalb der DUK aus welchen Gründen auch immer nicht beschreiten will (Ausnahmen siehe oben, bei üblichen rechtlich definierten Zuständigkeiten).

Für die Ansprache der Ombudsperson zu Beschwerden im Geltungsbereich von § 3 AGG und verwandten Vorkommnissen werden keine Formvoraussetzungen bestimmt, wie zum Beispiel die Vorlage von Beweisen oder eine Wesentlichkeitsschwelle von Vorkommnissen.

Die Ombudsperson sichert vor allem eine unabhängige Betrachtung von Beschwerden, wägt von beiden Seiten vorgebrachte Argumente ab und vergleicht entstandenen Schaden mit den Folgen verschiedener möglicher Handlungsoptionen.

In diesem Sinne wirkt sie beratend sowohl gegenüber Beschwerdeführenden als auch gegenüber der DUK; sie handelt grundsätzlich immer als neutrale, nie als parteiische Instanz.

Die Ombudsperson gibt keine rechtliche Beratung und vermeidet jeden Anschein einer rechtlichen Beratung.

Ziel ist in allen Fällen zunächst immer eine einvernehmliche Lösung; nur in Fällen, in denen zum Beispiel strafrechtlich relevante Erkenntnisse zu Tage treten sollten, wird das Ziel einer einvernehmlichen Lösung hinfällig.

Die Ombudsperson berät, vermittelt und spricht Empfehlungen aus. Sie klärt die Beschwerden individuell und möglichst zeitnah. Wie dies erfolgt, zum Beispiel durch ein Beratungsgespräch in Präsenz, durch ein Vermittlungsgespräch mit etwaig beschuldigten Personen, liegt im alleinigen Ermessen der Ombudsperson.

Falls die beschwerdeführende Person Beschäftigte der DUK ist, oder falls eine weitere Beschäftigte der DUK in der Behandlung anzuhören ist, wird die Ombudsperson mit der Person nur außerhalb der Kernarbeitszeiten der Gleitenden Arbeitszeit der DUK kommunizieren; physische Treffen in der Geschäftsstelle der DUK sind nur dann möglich, wenn sich alle Beteiligten (Ombudsperson, beschwerdeführende Person, Geschäftsleitung, ggf. beschuldigte Person) dazu einig sind.

Die Ombudsperson ist nie verpflichtet, Beschwerden weiter zu verfolgen bzw. tätig zu werden. Insbesondere gilt dies für aus Sicht der Ombudsperson offensichtlich haltlose Beschwerden.

Falls sie nicht tätig wird, ist sie der beschwerdeführenden Person gegenüber nicht zur Angabe von Gründen verpflichtet.

Die Ombudsperson kann ebenfalls von bereits aufgenommenen Beschwerden wieder zurücktreten. Sowohl die DUK wie auch die beschwerdeführende Person können in solchen Fällen eine Erklärung einfordern; in solchen Fällen angegebene Gründe können nicht angefochten werden.

Auch die beschwerdeführende Person kann das Verfahren zu jeden Zeitpunkt beenden, ohne dass ihr daraus Nachteile entstehen.

Eine laufende Beschwerde bei der Ombudsperson ist für die beschwerdeführende Person kein Hindernis, eine Strafanzeige zu erstatten

Die Ombudsperson nimmt Beschwerden im Erstkontakt ausschließlich schriftlich entgegen, wobei idealerweise zu den Vorkommnissen der Beschwerde bereits ein Gedächtnisprotokoll beigelegt ist.

Um Hürden der Kontaktaufnahme zu minimieren, kann der schriftliche Erstkontakt auch eine Bitte um ein Telefonat oder ein persönliches Treffen ausdrücken.

Die Ombudsperson ist über ein speziell von der DUK eingerichtetes E-Mailkonto zu erreichen, dessen Adresse öffentlich kommuniziert wird und auf das die DUK keinerlei Zugriff hat. Für den IT-Support für das E-Mailkonto beauftragt die DUK eine von ihr unabhängige Stelle.

Die Ombudsperson kann von der DUK schriftliche und mündliche Stellungnahmen und die Vorlage von Originaldokumenten einfordern. Die DUK sichert der Ombudsperson ihre umfassende Zusammenarbeit und Unterstützung zu. Die Ombudsperson erkennt an, dass es im Ausnahmefall legitime Gründe geben kann, dass die DUK die Vorlage von Originaldokumenten verweigert.

Die Ombudsperson verpflichtet sich zu Verschwiegenheit und höchster Vertraulichkeit, außer die beschwerdeführende Person befreit sie davon. Das heißt, dass sie Informationen über die sie kontaktierende Person nur mit deren ausdrücklicher Zustimmung weiter gibt; dies gilt für die Weitergabe von Informationen an die DUK wie auch an Dritte. Die Ombudsperson vereinbart mit der beschwerdeführerenden Person schriftlich, welche Informationen sie an die DUK weitergeben darf, damit die Beschwerde möglichst einvernehmlich gelöst werden kann, ohne dass (falls zutreffend) durch die Angabe der Umstände eine nicht gewollte Identifizierung der Person erfolgt.

Die Ombudsperson und die DUK sind sich zudem einig, dass alle Ansprüche, z.B. zur Vertraulichkeit, die der beschwerdeführenden Person gewährt werden, auch für etwaig beschuldigte Personen gelten, mindestens bis sich Vorwürfe bestätigen. Die Ombudsperson macht die beschwerdeführende Person auf diesen Sachverhalt aufmerksam.

Die Ombudsperson hat ein Zeugnisverweigerungsrecht gegenüber der DUK und der beschwerdeführenden Person, nicht aber gegenüber Gerichten und einschlägig befugten Behörden.

Die Ombudsperson wird alle ihr aus der Tätigkeit bekannt gewordenen Informationen vertraulich behandeln. Dies gilt auch nach Ende ihrer Tätigkeit. Außer im Fall von Aussageverpflichtungen in Strafverfahren gegenüber ermittelnden Behörden bewahrt sie striktes Stillschweigen über ihr bekannt gewordene Informationen, Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse sowie personenbezogene Daten von Beschäftigten, Mitgliedern oder Organen der DUK, sowie personenbezogene Daten von kulturweit Freiwilligen, falls einschlägig, auch über die Tätigkeit hinaus. Sie verpflichtet sich, von sich aus zu keinem Zeitpunkt Informationen und Sachverhalte mitzuteilen, die sie als Ombudsperson erfahren hat. Sie verpflichtet sich auch, Fragen, die zu derartigen Sachverhalten gestellt werden, nicht zu beantworten. Dies gegenüber jeglicher erdenklichen Stelle und hinsichtlich jeglicher denkbaren Kenntnis.

Die Ombudsperson befolgt bei der Verarbeitung personenbezogener Daten die einschlägigen Vorschriften des Datenschutzes – hier insbesondere die Vorschriften der Datenschutz-Grundverordnung in Verbindung mit dem Bundesdatenschutzgesetz – in der jeweils geltenden Fassung.

Die Ombudsperson ist nicht zur schriftlichen Dokumentation ihrer Arbeit verpflichtet; sollte sie ihre Arbeit dokumentieren, wird sie diese Dokumentation gegenüber der DUK vertraulich halten. Die DUK erhebt nie einen Anspruch auf einen schriftlichen oder mündlichen Bericht; als einzige Ausnahme davon gilt, dass sie jährlich den Anspruch hat, von der Ombudsperson die Gesamtzahl von Beschwerden anzufordern, die jeweils vorgebracht, aufgenommen und einvernehmlich gelöst wurden.